今年こそ会社説明会の参加率を上げるには！？失敗しない会場選び8つのポイント
「会社説明会」とは、企業と学生が最初に接触する重要な場であり、企業の印象を決め、学生の志望意欲にも直結するため優秀な人材を確保できるか否かは会社説明会にかかっているといっても過言ではありません。皆さま実感されていると思いますが会社説明会には多大な時間と労力を要します。しかしながら、気合いを入れて準備をしたからといって必ずや良い結果が得られるといったわけでもないのです。 では、どうすれば満足度の高い会社説明会を実施することができるのでしょう？今回は、会社説明会を成功させるためのポイントを”会場選び”に焦点を当てて1つずつ見ていきます。会場を選定する際の参考にしてみてくださいね！
1. 利用できる時期の確認
当たり前ですが、まずは会社説明会の開催予定時期に利用可能か確認します。会社説明会をおこなう時期は、各企業だいたい同じですので日程と時間に余裕を持って会場を確保することがおすすめです。
特に、人気の会場はすぐに埋まるので注意が必要！気に入った会場があれば、どのくらい前から予約できるのか一度問い合わせてみましょう。
2. 自社のイメージを向上させる会場を選ぶ
一度もオフィスを訪れたことがない参加者にとって、「会社説明会の雰囲気＝企業のイメージ」となることが多いので、その点を考慮した会場選びをおこなわなくてはなりません。どれだけ企業が素晴らしくても、会場選びを失敗すると悪い印象を持たれてしまいます。
そこでぜひおすすめしたいのが、ホテルの貸し会議室です。ホテルの貸し会議室は、ホテルらしい上質で落ち着いた造りとなっていますので、その雰囲気の中でおこなう会社説明会は企業のイメージアップが図れること間違いなしです！
3. アクセスの良さ
会社説明会には地方から来る学生も多いので、会場までのアクセスが良いかどうかは大変重要なポイントです。駅から遠かったり分かりづらい場所だと、それだけで説明会への意欲が薄れ、参加を諦めてしまう場合もあります。駅から徒歩5分程度の分かりやすい会場を選ぶことが大切です。
その点ホテルの貸し会議室は、駅から近く便利な場所に位置していることが多いので、会社説明会の会場としては最適。悪天候による参加率の低下を防ぐことも可能です。
4. 余裕を持った会場の広さ
会社説明会は、事前に考えていた以上の参加者が集まることがよくあります。その場合を想定し、立ったままで説明を聞く人が出ないように余裕のある広さの会場を押さえましょう。参加者にゆっくりと落ち着いて説明を聞いてもらい、企業理解を深めてもらうことが優秀な人材の確保に繋がります。
5. レイアウト変更が自由にできるか確認
会社説明会の会場レイアウトをどんな形式にするかは極めて重要です。なぜなら意外にも会社説明会後の不満で多いのが、「プロジェクターが見えない」「説明の声が聞きづらい」「座席が窮屈だった」といったレイアウトミスによるものだからです。事前に下見をして、どの席からでも問題なく説明を聞くことができる会場レイアウトにしましょう。
また、自由にレイアウトが変更可能か、セッティングサービスはおこなっているかどうか確認することは大切です。なぜならセッティングサービスの有無で、会社説明会の準備の大変さは大幅に変わってくるからです。
6. 必要設備は揃っているか
席が後ろの人にも聞こえるように、マイクやスピーカーなど音響機材が揃っているか事前に確認しましょう。
会場を決めたあとに、必要設備がなかった！…なんてことは珍しくありません。自社にない場合は購入する必要がありますし、重たい機材をオフィスから持ってくるのは考えただけでも大変ですよね。会場によってはレンタル機材が充実していたり、外部発注までもおこなってくれるところもありますので、事前にしっかりと確認しましょう。
7. セキュリティ面のチェック
意外にも見落としがちなのがセキュリティ面です。会社情報や個人情報を扱う会社説明会は、不特定多数の人が出入りするので何らかのトラブルが生じることがあります。セキュリティ面の確認も忘れないようにしましょう。
8. 明確な利用料金
「リーズナブルな料金に惹かれて借りたら、請求金額が最初の見積もりと違った！」そんな経験ありませんか？
貸し会議室の利用料金の他に、各備品・機材についての利用料金や延長料金、キャンセル料などもしっかりと確認する必要があります。大事な会社説明会とはいえ、会社の予算内で開催しなくてはならないので事前にきちんとした見積もりを取った上で、会場を決定することが大切です。
まとめ
いかがでしたか？次回の会社説明会の会場を選定する参考になったでしょうか？少ない時間で慌てて会場を用意すると細かいところまで気が回らずに、参加者側も企業側も不満が残る会社説明会となってしまいます。両者とも納得のいく会社説明会を開催するためには、余裕を持って準備をおこなうことが大切。ハートンホテルのホール・貸し会議室なら、ホテルならではの行き届いたサービスで細いところまで専任スタッフがサポートいたします。
「会社説明会で企業のイメージアップを図りたい」と考えているお客様は、ぜひ一度ご相談ください！