気楽に真面目な話し合い？！ホテルの貸し会議室でオフサイトミーティング
最近よく耳にする「オフサイトミーティング」という言葉。直訳すると「離れた場所でおこなう会議」という意味です。もともとは欧米で始まった文化ですが、最近では日本の企業でも取り入れ始めているところがちらほらと見受けられます。
「オフサイトミーティング」をおこなう場所は、貸し会議室やカフェ・屋外など様々で特に決まったルールはありません。中でもホテルの貸し会議室は、準備の手間もかからず気軽に雰囲気を変えることができるので需要は高まってきています。
では、実際ホテルの貸し会議室で「オフサイトミーティング」をおこなうと、どのような効果が得られるのでしょうか？
1. 柔軟な発想が生まれ、ホジティブで活発な意見交換が可能
いつもとは違った環境でミーティングをおこなうことで普段は思いつかない柔軟な発想やアイデアが生まれ、ポジティブで活発な意見交換をおこなうことができます。
ホテルの貸し会議室なら、広々とした空間が広がっていて、開放的な気分になれるのでオフサイトミーティングにはうってつけ。特に行き詰まった議題があるときほど開催してみるのがいいでしょう。きっと、問題のブレークスルーにつながり、新しいビジネスチャンスが生まれる可能性も期待できます。
ホテルの貸し会議室は、朝早くから貸し出しているところも多いので、朝一番にオフサイトミーティングをおこないリフレッシュした気持ちで1日の業務を始めてみてはどうでしょうか？
2. 社員同士のコミュニケーションの改善も図れる
ビジネスシーンにおいて取引先など外部とのコミュニケーションはもちろんのこと、何より重要なのは内部の人間とのコミュニケーションです。
そこで推奨したいのがオフサイトミーティング。なぜなら社内コミュニケーションの改善策としては、とても効果的だからです。人は、環境が変わることによってリラックスできる習性を持つので、オフサイトミーティングをおこなえば普段は言えないことを言えたり、積極的に自分の思いを伝えることができます。また同様に相手の考えもじっくりと聞くことができるので、相手を深く理解することができます。そうすることで、互いに信頼関係が生まれ部署間、担当者同士の連携もスムーズにおこなうことができるのです。
また、ホテルの貸し会議室ならミーティング後はそのまま食事ができたり懇親会が開けるので、よりコミュニケーションを深めることができます。最近では、泊りがけで「オフサイト研修」をおこなう企業もあり、宿泊施設を併設したホテルの貸し会議室は最適な場所といえるでしょう。
3. 企業にとって正しい判断ができる
オフサイトミーティングには、「離れた場所でおこなう会議」の他にも「気軽に真面目な話し合いをする」という意味合いも込められており、立場や肩書きから離れて肩の力を抜いて話し合うことができます。ですので企業にとって重要な案件ほど「オフサイトミーティング」で話し合ってみてはいかがでしょうか？企業にとって、何が一番重要か本質を見極めることができ、正しい判断を下すことができるはずです。また、ホテルの貸し会議室でのオフサイトミーティングなら、ホテルならではのホスピタリティを受けることができるので重役の方が参加する場合でも安心して開催することができます。
まとめ
いかがでしたか？場所を変えてみることで、様々な利点があるのですね。いきなり、避暑地や遠方でのオフサイトミーティングというとハードルは高いですが、ホテルの貸し会議室を利用してのオフサイトミーティングなら、気軽に日常から離れた空間でオフサイトミーティングをおこなうことができます。
最後に一つ。場所を含め、オフサイトミーティングには、決まったルールはありませんが注意してほしいことがあります。例えば、「ファシリテーター」を決めておくということ。
ファシリテーターとは、ミーティング等において中立的な立場から参加者の様子を見つつその場がスムーズに進むように導く人のことです。オフサイトミーティングには、社員同士が自分の立場や肩書きを忘れて積極的な発言ができるメリットがある反面、方向性を見失うと言い争いになってしまい分裂して終わるという危険性もあるのです。そうなると本来の議題を見失い、そもそも何のためにオフサイトミーティングを開いたのかわからなくなってしまいます。そうなってしまわないように、必ずオフサイトミーティングには「ファシリテーター」が必要です。ファシリテーターがいることによってミーティング本来の目的を見失わずに結論までたどり着くことができるからです。
企業の体制を見直したい方や、社員同士のコミュニケーションをより深めたい方は試しに一度ホテルの貸し会議室を利用して「オフサイトミーティング」「オフサイト研修」を実施してみてはいかがでしょうか？思った以上の効果が得られるかもしれません。